TP.HCM lập cơ sở dữ liệu lưu trữ số từ kho hồ sơ hình thành từ năm 1975 - Ảnh: CHÂU TUẤN
UBND TP.HCM vừa ban hành kế hoạch triển khai đề án số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn thành phố. Toàn bộ khối tài liệu được đưa vào số hóa có khối lượng 75.371 mét giá, tương đương khoảng 602,97 triệu trang.
Trong đó, 20.460 mét giá là tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn của các cơ quan, đơn vị đã và đang nộp về Trung tâm lưu trữ lịch sử TP.HCM theo chỉ đạo của UBND TP.HCM. Còn lại 54.911 mét giá là tài liệu đang được lưu giữ tại các cơ quan, tổ chức, gồm 21.558 mét giá thuộc cấp tỉnh và 33.353 mét giá thuộc cấp xã.
Việc số hóa được chia thành hai giai đoạn. Giai đoạn 2026 - 2030 sẽ số hóa 54.348 mét giá tài liệu, tương đương khoảng 434,78 triệu trang của 159 cơ quan, tổ chức. Kinh phí dự kiến hơn 1.925 tỉ đồng.
Giai đoạn 2031 - 2035 sẽ tiếp tục số hóa 21.023 mét giá tài liệu, tương đương khoảng 168,19 triệu trang của 181 cơ quan, tổ chức, với kinh phí hơn 744,7 tỉ đồng.
Tổng kinh phí toàn bộ đề án gần 2.670 tỉ đồng, được bố trí từ ngân sách nhà nước theo phân cấp và khả năng cân đối ngân sách hằng năm của thành phố.
Theo UBND TP.HCM, việc lựa chọn tài liệu để số hóa sẽ ưu tiên các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, tài liệu có giá trị lịch sử, tài liệu được khai thác nhiều và hồ sơ phục vụ thường xuyên cho công tác quản lý, điều hành cũng như giải quyết thủ tục hành chính.
Sau khi số hóa, dữ liệu sẽ được đưa vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, kho lưu trữ số chuyên dụng và kết nối với các hệ thống thông tin dùng chung của thành phố để phục vụ quản lý, khai thác.
Các cơ quan, đơn vị bảo đảm an toàn thông tin, bảo vệ bí mật nhà nước và giữ nguyên hiện trạng tài liệu trong suốt thời gian vận chuyển, số hóa, lưu trữ và sử dụng.
Đồng thời, rà soát khối lượng tài liệu, lập dự toán kinh phí, chuẩn bị hạ tầng, trang thiết bị và lựa chọn đơn vị làm theo đúng quy định.
Ngoài khối tài liệu của giai đoạn 1975 - 2025, TP.HCM cũng yêu cầu các cơ quan, tổ chức đẩy nhanh tiến độ số hóa, bảo đảm hoàn thành 100% tài liệu lưu trữ của ba năm gần nhất theo yêu cầu của Ban Chỉ đạo Trung ương thực hiện Nghị quyết 57 và chỉ đạo của Chính phủ, Bộ Nội vụ.
