Hộ kinh doanh tự viết phần mềm, ứng dụng AI để tinh gọn vận hành

Song, thực tế cho thấy nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp quy mô nhỏ cũng bắt đầu tự xây dựng công cụ số phù hợp với mô hình của mình để tăng hiệu quả vận hành.

Ông Nguyễn Văn Tuynh - Giám đốc điều hành Hộ kinh doanh BEMINE cho biết từ năm 2023, bắt đầu tự phát triển phần mềm quản lý nội bộ, ứng dụng AI vào hệ thống để cố vấn về doanh nghiệp, thay vì sử dụng hoàn toàn các giải pháp thương mại có sẵn.

Tự phát triển phần mềm, ứng dụng AI vào vận hành

Hoạt động trong lĩnh vực thời trang bán lẻ, hộ kinh doanh BEMINE là một trong những đơn vị lựa chọn hướng đi này.

Ông Tuynh cho biết trước đây doanh nghiệp từng sử dụng nhiều nền tảng khác nhau để quản lý bán hàng, chăm sóc khách hàng, đơn hàng, kho vận, nhân sự và báo cáo. Tuy nhiên, việc sử dụng nhiều hệ thống khiến dữ liệu bị phân tán, nhân sự phải thao tác qua nhiều nền tảng và việc theo dõi vận hành tổng thể gặp nhiều hạn chế.

"Ngành thời trang bán lẻ có đặc thù riêng về quản lý mẫu mã, vòng đời sản phẩm, tồn kho và kênh bán hàng. Các giải pháp sẵn có đôi khi chưa đáp ứng được nhu cầu hoặc khó tùy chỉnh theo quy trình thực tế", ông nói.

Từ đó, doanh nghiệp đã tự xây dựng hệ thống quản lý riêng theo hướng tích hợp CRM, dữ liệu, tự động hóa và từng bước ứng dụng AI vào hoạt động vận hành.

Theo ông Tuynh, hiệu quả đầu tư công nghệ không được đánh giá bằng số lượng tính năng mà bằng việc hệ thống có giải quyết được vấn đề thực tế hay không. Các tiêu chí được theo dõi gồm khả năng tiết kiệm thời gian xử lý, giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và hỗ trợ ra quyết định nhanh hơn.

Hiện AI được BEMINE ứng dụng ở nhiều khâu như chăm sóc khách hàng, sản xuất nội dung, hỗ trợ hình ảnh - media, nhập liệu, tổng hợp báo cáo, phân tích dữ liệu bán hàng và quản trị nội bộ.

"Ở mảng chăm sóc khách hàng, AI được sử dụng để chuẩn hóa phản hồi và hỗ trợ tư vấn nhằm rút ngắn thời gian xử lý. Trong vận hành, công nghệ được đưa vào các đầu việc như tổng hợp dữ liệu bán hàng, theo dõi tồn kho, phân tích hiệu quả từng kênh và hỗ trợ kiểm soát hiệu suất", ông Tuynh chia sẻ.

Chuyển đổi số để tối ưu doanh thu

Theo doanh nghiệp, việc số hóa cũng kéo theo thay đổi trong cách quản trị nhân sự. Thay vì phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm quản lý, doanh nghiệp chuyển sang theo dõi tiến độ công việc, trạng thái đơn hàng và hiệu quả vận hành dựa trên dữ liệu.

Các công việc lặp lại như nhập liệu, lọc dữ liệu khách hàng, tổng hợp báo cáo hay phân loại đơn hàng được tự động hóa một phần, giúp nhân sự tập trung nhiều hơn vào các hoạt động tạo giá trị như tư vấn, bán hàng và chăm sóc khách hàng.

BEMINE cho biết ở một số quy trình, thời gian xử lý đã giảm khoảng 30-50% so với trước đây. Nếu quy đổi theo chi phí vận hành tổng thể, mức tối ưu dao động khoảng 15-25% tùy từng bộ phận và từng giai đoạn.

Tuy vậy, theo doanh nghiệp, khó khăn lớn nhất của chuyển đổi số không nằm ở phần mềm mà ở thay đổi thói quen làm việc.

"Công nghệ có thể mua hoặc tự phát triển, nhưng để đội ngũ chuyển từ cách làm thủ công sang làm việc theo dữ liệu cần thời gian. Khi nhân sự nhìn thấy công nghệ giúp công việc nhẹ hơn và rõ trách nhiệm hơn, họ sẽ chủ động tiếp nhận thay vì xem đó là áp lực", đại diện BEMINE cho biết.

Theo đó, chuyển đổi số tại các hộ kinh doanh không chỉ dừng ở việc ứng dụng công nghệ, mà đang dần trở thành quá trình tái thiết kế cách vận hành để sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.